Privacy statement ZOwonen

Algemeen

Wij ontkomen er niet aan om persoonsgegevens van onze bewoners, woningzoekenden, kopers, sollicitanten en werknemers te verwerken. Je privacy nemen we erg serieus en we hanteren een strikt privacybeleid. Met betrekking tot privacy gebruiken we de volgende uitgangspunten:

  • Wij gaan zorgvuldig om met je persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat wij de gegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
  • Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat partijen waarmee wij samenwerken dat ook doen.
  • Wij houden ons strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige wet- en regelgeving rondom de verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy statement geeft dan ook aan hoe wij met je persoonsgegevens omgaan.

Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens
Je persoonsgegevens hebben we nodig voor de volgende doeleinden:

  • Huur en verhuur: hierbij kun je denken aan het uitvoeren van de huurovereenkomst, het berekenen en vastleggen van inkomsten, het innen van huren (inclusief het uithanden geven van achterstanden), onderhoud en reparatie, het behandelen van geschillen en de controle door de accountants;
  • Sociaal beheer: hierbij kun je denken aan het opslaan en delen van de noodzakelijke persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt te bestrijden en om de leefbaarheid in de buurt te verbeteren;
  • De uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
  • Archiefbestemming; persoonsgegevens voor het archiefbeheer, wetenschappelijk of statistisch of historisch onderzoek;
  • Documentenbeheer: verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering;
  • Videocameratoezicht: in het kader van de beveiliging, met behulp van duidelijk zichtbare videocamera’s, van personen, gebouwen, terreinen en zaken;
  • Overig intern beheer: persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering.

Woningzoekende
Ben je geïnteresseerd in een woning en schrijf je je als woningzoekende in dan hebben wij de volgende gegevens van je nodig: Geslacht, voorletter(s), voornaam, achternaam, adres (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats), e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, burgerlijke staat, inkomensgegevens, verhuurdersverklaring, uittreksel met woonhistorie en rekeningnummer.

Bewoner
Als je bij ons gaat huren, hebben wij de volgende gegevens van je nodig: Geslacht, voorletter(s), voornaam, achternaam, adres (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats), e-mailadres, telefoonnummer en bruto jaarinkomen.

De website

Wij verzamelen en gebuiken je persoonlijke gegevens op de website in de eerste plaats om onze diensten via het klantportaal te kunnen leveren en om met je te communiceren. Je gegevens gebruiken we daarnaast voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze website te verbeteren.

De volgende persoonsgegevens van je verwerken we in ons klantportaal: Voornaam, achternaam, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

Derden

Soms verstrekken wij gegevens aan partijen die door ons zijn ingeschakeld voor het uitvoeren van werkzaamheden, zoals reparatieverzoeken. Om te verzekeren dat deze partijen je persoonsgegevens uitsluitend voor deze doeleinden gebruiken, hebben we maatregelen genomen. Op grond van de wet zijn we verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Hierbij kun je denken aan de verstrekking van persoonsgegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met dit soortverzoeken.

Op grond van samenwerkingsconvenanten kunnen we persoonsgegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, aannemers en zorginstellingen. De gegevensuitwisseling vindt binnen de wettelijke kaders plaats en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is. In alle andere gevallen vragen we je om toestemming. Die toestemming mag je altijd weigeren of naderhand weer intrekken.

Op basis van deze samenwerkingsconvenanten kunnen wij deze persoonsgegevens delen met schuldhulpverlening of maatschappelijk werk. Gegevensuitwisseling vindt zodoende plaats in die gevallen waarin er een problematische situatie dreigt te ontstaan. Wij delen deze persoonsgegevens juist om de betreffende persoon hulp te bieden.

Beveiliging en bewaartermijnen

Gegevensbeveiliging
De veiligheid van je persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Je gegevens die bij ons zijn opgeslagen, beschermen we daarom met technische en organisatorische maatregelen. Onze medewerkers zijn geheimhouding van je persoonsgegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van je persoonsgegevens worden regelmatig gecontroleerd en als nodig aangepast aan de nieuwste technieken. De regels gelden ook voor instanties die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Bewaartermijnen
Je persoonsgegevens bewaren we niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Hoe lang we bepaalde persoonsgegevens bewaren, is afhankelijk van de soort gegevens.

Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons (digitaal)archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen.

Je rechten

In het kader van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) ben jij aan te merken als een ‘’betrokkene’’. In die hoedanigheid heb jij de volgende rechten:

Recht op informatie
Je hebt het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over de manier waarop en waarom de gegevensverwerking plaatsvindt. Wij zijn verplicht hierover transparant te zijn. Dit geldt zowel voor het geval dat persoonsgegevens bij jezelf worden verzameld maar ook wanneer dit via anderen gebeurt.

Recht op inzage en afschrift
Je hebt het recht je eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze persoonsgegevens worden gedeeld. Je hebt ook het recht hiervan een overzicht te ontvangen. Als persoonsgegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin je inzage wenst, dan worden deze persoonsgegevens afgeschermd. Dat geldt ook voor interne notities van medewerkers.

Recht op correctie en aanvulling
Je hebt het recht om gegevens te laten verbeteren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn.

Recht op gegevenswissing
Je hebt het recht om ons te vragen om gegevens te verwijderen. Dit verzoek moeten wij honoreren in de volgende gevallen:

  • De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
  • De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
  • Je trekt de toestemming in (als de verwerking hierop is gebaseerd).

Recht van beperking
Je hebt het recht te vragen de verwerking van je persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken (het gebruik van de gegevens te stoppen), als een van de volgende zaken aan de orde is:

  • Je hebt vraagtekens bij de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking wordt beperkt gedurende de periode die wij nodig hebben de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
  • De verwerking is onrechtmatig en je verzet je tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
  • Wij hebben de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar je hebt deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van ons zwaarder wegen dan de jouwe.

Dataportabiliteit
Je hebt het recht op dataportabiliteit, ook wel overdraagbaarheid van gegevens genoemd. Dat wil zeggen dat je het recht hebt om je persoonsgegevens, die je aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar bestand kunt krijgen.

Tevens heb je het recht de persoonsgegevens aan een andere organisatie over te dragen, zonder dat wij je daarbij tegenwerken. Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die:

  • Digitaal verwerkt worden en;
  • Die in het kader van de huurovereenkomst of op basis van toestemming worden verwerkt.

Recht op bezwaar
Het recht op bezwaar staat ook bekend als het recht op verzet. Als de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van de rechtsgrond ‘’belang van de organisatie’’, dan heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Dit is een afweging tussen het belang van de betrokkene en ons belang.

Als je gebruik maakt van bovenstaande rechten hebben wij vier weken nadat het verzoek is binnen gekomen de tijd om hierop te reageren.

Wijzigingen en contact

Wijzigen van het privacy statement
Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met je gegevens om gaan, raden wij je daarom altijd aan dit statement door te nemen.

Contact
Als je naar aanleiding van dit privacy statement nog vragen hebt dan kun je contact opnemen met onze privacy officer via informatiebeveiliging@zowonen.com. Als je niet tevreden bent over de manier waarop wij met je gegevens omgaan dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.