Vakwerk in drievoud
“Het is een bijzondere vorm van samenwerking”, vertelt Ellen, teammanager Vastgoedbeheer en Onderhoud. Ze heeft het over de professionele samenwerking die we aangegaan zijn met maar liefst drie onderhoudspartners tegelijk.
Een jaar voorbereiding
“We hadden al partners, maar die contracten waren al meermaals verlengd. Het werd tijd om opnieuw te beginnen.” Ellen en haar team namen een jaar de tijd voor de voorbereiding van deze aanbesteding van dagelijks onderhoud. Bewust zonder hulp van externe consultants, om voeling te houden bij het hele proces van dit inkooptraject: “Dit hebben we volledig zelf gedaan”, vertelt ze. “We krijgen daar veel complimenten over uit de sector, maar het heeft wel wat bloed, zweet en tranen gekost.”
Zorgvuldige selectiecriteria
Het vinden van de juiste partners was een zorgvuldig proces met duidelijke criteria. “We hebben eerst ons programma van eisen opgesteld”, vertelt Ellen. “We zochten geen traditionele aannemers die alleen maar ‘uurtje-factuurtje’ werken. We willen partners die met ons meedenken, die zichzelf durven beoordelen en transparant zijn over hun resultaten.”
Negen presentaties op één dag
Na een jaar voorbereiding volgde een intensieve selectiedag. Negen kandidaten presenteerden zich. “Het is moeilijk vergelijken, want de één blinkt uit in zijn presentatie en de ander heeft weer een sterke visie of hele goede mensen”, blikt Ellen terug.
De selectie
Via onderbouwde scorekaarten waarin kwaliteiten, kansen, risico’s en prijs werden beoordeeld, viel de keuze uiteindelijk op GrausBouw, Maasveste Berben Bouw en Smeets Vastgoed- service. “Om gezonde concurrentie te stimuleren, kozen we voor drie partners. Met z’n tweeën is er te weinig onderlinge competitie”, legt Ellen uit. “Met drie ontstaat er een gezonde drive om niet als slechtste uit de bus te komen. Bovendien: als er onverhoopt één uitvalt, hebben we nog twee partners die het werk kunnen opvangen.”
De drie partners zijn behoorlijk verschillend en vullen elkaar goed aan. “Smeets kenden we al, zij zijn onze bestaande onderhoudspartner. GrausBouw beloofde een ‘Geen Gedoe Garantie’ en Maasveste is de jonge nieuwkomer die graag samenwerkt.”
Uniek in Nederland
Een van de dingen die bijzonder is aan deze samenwerking: De drie partners gaan samenwerken vanuit een gezamenlijk kantoor in Sittard. “Dat is uniek in de onderhoudswereld”, vertelt Ellen. “Als je elkaar dagelijks ziet, ben je eerder bereid tot samenwerking.”
De ‘big bang’ op 1 oktober
De overgang naar de nieuwe samenwerking was ook systeemtechnisch spannend. Op 1 oktober 2024 moest alles in één keer goed gaan: systemen moesten naadloos op elkaar aansluiten, van inkomende belletjes en doorkomende orders tot kloppende facturen. “We hadden de taart en de champagne al klaarstaan”, lacht Ellen. “Maar zou het systeem het ook doen? Het was een intensieve eindsprint.”
Wat merken onze bewoners?
“Het mooie is: als het goed is, merkt de bewoner er weinig van”, zegt Ellen. “We hadden al een hoge klanttevredenheid en die willen we minimaal behouden. Het belangrijkste is dat we een constante servicekwaliteit willen borgen voor onze bewoners: één telefoontje moet genoeg zijnm een afspraak te maken. One call does it all, noemen we dat. En als de monteur komt, moet het probleem in één keer opgelost zijn. Geen gedoe, geen tweede
afspraak. Oftewel: first time fixed.”
Toekomstplannen
De partners tekenden voor vijf jaar, met optie tot verlenging met eenzelfde periode. “We gaan voor een langdurige samenwerking”, zegt Ellen. “Door die langdurige verbintenis hopen we niet alleen te kunnen innoveren, maar ook
kosten te verlagen.”
Er zijn al plannen voor de toekomst. “We willen een vergelijkbare aanbesteding doen voor het exterieur onderhoud, denk aan daken en gevels. Maar we wachten nog even. Eerst dit goed laten landen.”
